Области применения общих книг
Общие книги хорошо подходят для отслеживания состояния, сбора и обобщения сведений, составления списков. Если каждому пользователю необходимо назначить отдельную область листа, за своевременное обновление которой он будет отвечать, с возможностью просмотра результатов работы остальных сотрудников, используйте общую книгу. Кроме того, пользователям можно разрешить добавлять данные в конец списка.
Ниже приведен пример общей книги для группы бухгалтеров, занимающихся просроченной дебиторской задолженностью.
Главный бухгалтер, создавший эту общую книгу, назначает сотрудников для ведения учета по различным регионам. Если сотрудники определяют, что платежи задерживаются, каждый из них может добавить строку на лист. Если один сотрудник отвечает за работу с тридцатидневной задолженностью, он может обновлять столбец C при отправке последних уведомлений и при получении платежей. Другой сотрудник, составляющий расписание платежей для клиентов, имеющих девяностодневную задолженность, может обновлять столбец E. Для отражения сведений о состоянии каждый сотрудник вводит в столбец A примечания, обозначенные красными треугольниками. Главный бухгалтер постоянно держит книгу открытой на экране и просматривает изменения, используя автоматическое обновление каждые несколько минут.
Общая книга не всегда подходит для больших и сложных моделей листов, в которых структура и формулы часто изменяются или принимают законченный вид лишь со временем. Книги такого типа удобнее вести одному владельцу или пользователям, изменяющим и обновляющим сведения по очереди.
