Обновление записей и создание отчетов на основе базы данных
Из сохраненных данных можно создавать отчеты или использовать их как любую базу данных. Чтобы изменить данные в записи, следует повторно открыть и изменить сохраненную копию формы, связанной с этой записью. При удалении копии формы соответствующая запись остается в базе данных, а все ее будущие обновления необходимо будет выполнять из программы управления базой данных. Удалить эту запись можно как любую другую в базе данных этого типа.
Создание шаблона для добавления записей в базу данных
Откройте книгу, в которую будут вводиться данные, копируемые в базу данных.
Подписи следует вводить в ячейку над или слева от той, в которую требуется поместить вводимые данные. Подписи будут использоваться как имена полей в базе данных.
В меню Данные выберите команду Мастер шаблонов.
Следуйте инструкциям мастера. Для получения справки для шага нажмите кнопку Справка в окне мастера.
Примечания
Если на шаге 4 мастера шаблона при создании базы данных были включены записи из существующих книг, то расположение данных в существующих книгах должно соответствовать расположению ячеек, выбранных для полей данных. Например, если в мастере шаблонов будет указано, что данные в ячейке D4 на листе «Личные _данные» связаны с полем «Код сотрудника» в базе данных, во всех имеющихся книгах с данными, которые требуется добавить в базу данных, код сотрудника также должен храниться в ячейке D4 на листе «Личные_данные».
Если соответствие нарушено, то мастер добавит неполные или пустые записи в базу данных.
Если на шаге 2 мастера шаблонов был выбран тип базы данных dBASE или Microsoft FoxPro, можно выбрать только папку, в которой содержится база данных. Не следует включать имя файла в поле Укажите имя и положение базы данных. В противном случае при выборе базы данных отображается сообщение «Непредвиденная ошибка».
Для того чтобы шаблон стал доступным всем пользователям, сохраните шаблон в доступном месте в сети. Затем требуется создать ярлык для папки или шаблона, а пользователи, в свою очередь, должны поместить этот ярлык в свою папку «Шаблоны».
Изменение записи в базе данных, созданной с помощью мастера шаблонов
Выберите в меню Файл команду Открыть.
В поле Папка откройте папку, содержащую копию формы, связанной с изменяемой записью базы данных.
Щелкните книгу, содержащую форму, а затем нажмите кнопку Открыть.
Измените сведения в форме.
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Выберите, следует ли обновить текущую запись или создать новую, а затем нажмите кнопку ОК.
Примечание. Если вы не имеете сохраненную копию формы для записи, которую следует изменить или вы не уверены, какая книга связана с записью, используйте программу, работающую с базой данных, для изменения записи в базе данных.
