Подготовка книги для совместной работы
Если предполагается использовать общую книгу, необходимо решить несколько вопросов, связанных с созданием и настройкой книги.
Настройка возможностей, которые нельзя изменить после того, как книга стала общей. Для общих книг некоторые команды и возможности программы Microsoft Excel становятся частично или полностью недоступными. Например, если в книгу включен отчет сводной таблицы, необходимо внести все изменения в макет и настроить отчет перед тем, как сделать эту книгу общей. Когда книга станет общей, пользователи смогут просматривать отчет, но не смогут его изменять. Любое условное форматирование или правило проверки данных, установленное перед тем, как книга стала общей, будет продолжать работать, но изменить настройки будет невозможно. Для получения списка возможностей, которые необходимо настроить перед тем, как книга станет общей, введите фразу Недоступные возможности в общих книгах в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002.
Определение объема записываемых исправлений. В программе Microsoft Excel можно записывать все изменения, внесенные в общую книгу, включая сведения о пользователе, внесшем изменения, и типе изменений. При удалении сведений записывается копия удаленных данных, позволяющая затем их восстановить. По умолчанию в программе Microsoft Excel изменения хранятся 30 дней, после чего они удаляются при закрытии общей книги.
Можно указать интервал больше 30 дней, но при этом размер книги будет увеличиваться, а операции открытия и сохранения книги будут занимать много времени. Вместо этого сведения об изменениях можно периодически архивировать или, если изменения не записываются, просто отключить эту возможность. Для получения дополнительных сведений о других способах записи изменений введите фразу Запись изменений в окне мастера ответов Microsoft Excel.
Ограничение доступа пользователей. Средства защиты Microsoft Excel позволяют определить пользователей, имеющих доступ к той или иной области общей книги, и доступные им функции, но защиту необходимо установить до того, как книга станет общей. Если общая книга не защищена, любой пользователь может переопределить изменения других пользователей, запретить общий доступ и внести изменения в книгу единолично, в результате чего будет прервана связь других пользователей с книгой и удален журнал изменений. Защита не требуется в проектах, в которых функции администрирования распределены между пользователями.
Защита общей книги устанавливается по уровням. Сначала устанавливается требуемая защита листа, затем — защита книги и в последнюю очередь — защита общего доступа и записи изменений. После установки защиты книги изменить защиту листа невозможно. Защита общего доступа и записи изменений не позволяет изменить защиту книги или листа.
Защита листа устанавливает пределы доступа каждого пользователя по его имени. Данному пользователю можно разрешить изменять только указанные диапазоны или разрешить всем пользователям выполнять только определенные команды. Защита книги действует на всех пользователей и определяет возможность вставки, удаления, скрытия и отображения листов. Защита общего доступа не позволяет запретить общий доступ к книге и предотвращает удаление журнала изменений.
Для получения сведений о каждом виде защиты введите слово защита в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002.
Предоставление инструкций пользователям. Сведения об использовании общей книги могут быть помещены непосредственно на рабочий лист. Место ввода данных и их тип можно указать с помощью примечаний, надписей или таких средств, как проверка данных.
Ниже приведен пример инструкций в примечании.
Выбор доступного расположения с достаточным размером памяти. Когда книга становится общей, ее необходимо сохранить на сетевом сервере или в другом месте, где ее смогут открыть другие пользователи. Не следует хранить общую книгу на веб-сервере, так как пользователи не смогут ее редактировать (общие книги сохраняются в формате Microsoft Excel, а не в формате HTML). Если предполагается вести запись изменений, убедитесь, что на диске достаточно места для файла журнала.
Хранение резервных копий. Запись изменений помогает избежать потери данных, но не является заменой резервному копированию книги. Необходимо обеспечить создание резервных копий общей книги, как это делается для обычной книги.
