Для каждой проверяемой ячейки возможен вывод двух разных сообщений. Одно из них будет появляться перед вводом данных, а другое — после попытки ввода неверных данных. Если включен помощник, эти сообщения выводятся в окне помощника.
Сообщение для ввода. Сообщение этого типа выводится, как только пользователь щелкает проверяемую ячейку. Данное сообщение может содержать инструкции пользователю о типе данных, которые можно вводить в эту ячейку.
Сообщение об ошибке. Сообщение этого типа выводится только в том случае, когда пользователь вводит неверные данные и нажимает клавишу ENTER. Можно выбрать одно из трех сообщений об ошибке.
Сообщение. Это сообщение не предотвращает ввод неверных данных. Кроме заданного текста оно содержит значок информации, кнопку ОК, позволяющую вводить неверные данные в ячейку, и кнопку Отмена для восстановления предыдущего значения ячейки.
Предупреждение. Это сообщение не предотвращает ввод неверных данных. Оно содержит заданный текст, значок предупреждения и три кнопки: Да — для ввода неверных данных в ячейку, Нет — для возвращения в ячейку и ее дальнейшего изменения и Отмена — для восстановления предыдущего значения ячейки.
Останов. Это сообщение не позволяет вводить неверные данные. Оно содержит заданный текст, значок остановки и две кнопки: Повторить — для возврата в ячейку и ее дальнейшего изменения и Удалить — для восстановления предыдущего значения ячейки. Это сообщение не предназначено для использования в качестве меры безопасности: запрет на ввод недопустимых данных с последующим нажатием клавиши ENTER можно обойти путем копирования и вставки данных в ячейку.
Если ни одно из сообщений об ошибке не задано, в программе Microsoft Excel используется пометка, указывающая, допустимы ли введенные пользователем данные, которая позволяет легко найти недопустимые записи. При этом пользователь не уведомляется о том, что введенные им данные недопустимы.