Управление общей книгой
Администрирование общей книги начинается с обучения рабочей группы совместной работе с книгой, а затем осуществляется контроль и разрешение проблем, связанных с конфликтами при внесении изменений или с разрывом соединения.
Инструкции для пользователей по работе с общей книгой Пользователи должны знать, что для просмотра своих и чужих изменений в книге ее необходимо сохранить. Пользователям доступны для настройки некоторые параметры общей книги и такие средства, как автоматическое сохранение и обновление книги через определенные интервалы времени; сохранение собственных фильтров и параметров печати или использование соответствующих настроек, установленных при открытии общего доступа к книге; отображение или скрытие форматирования, используемого для выделения изменений, внесенных самим пользователем и другими пользователями. Пользователям следует подсказать, что для получения справки можно ввести фразу Изменение общих книг в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002 и прочитать раздел «Изменение общей книги».
Если в организации используются несколько версий программы Microsoft Excel, убедитесь в том, что все пользователи, работающие с общей книгой, используют программу Microsoft Excel 97 или более позднюю версию для Microsoft Windows или программу Microsoft Excel 98 или более позднюю версию для «Макинтошей».
Конфликтующие и нежелательные изменения. Когда два пользователя одновременно пытаются сохранить изменения в одной ячейке, появляется диалоговое окно Возник конфликт доступа и требуется выбрать, какое изменение следует сохранить в книге. Пользователям могут понадобиться дополнительные сведения о предотвращении конфликтов и их разрешении.
Все пользователи общей книги обладают равными правами при разрешении конфликтов. Если ведется запись изменений, то изменения, которые привели к конфликту, отображаются на листе журнала. Для получения сведений о вариантах разрешения конфликтов введите фразу Разрешение конфликтов в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002, а затем выберите раздел «Разрешение конфликтующих изменений в общей книге».
Запись изменений можно также использовать для выявления и отклонения нежелательных изменений. Например, сотрудник Калинин удалил некоторые записи из книги просроченной дебиторской задолженности во вторник, когда был получен платеж, тогда как он должен был отметить эти записи как полученные и дождаться оплаты чека банком. Начальник Калинина может записать изменения для восстановления удаленных записей. Для этого следует перейти на лист журнала, применить фильтр, чтобы найти все изменения, сделанные данным сотрудником в указанный день, и просмотреть удаленные данные.
После обнаружения удаленных данных можно скопировать их из столбца «Старые значения» на рабочий лист. Для получения дополнительных сведений об отображении и использовании листа журнала введите фразу Изменение журнала в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002.
Разъединенные пользователи. Любой пользователь может отключить другого пользователя от общей книги. Кроме того, связь может быть потеряна из-за неполадок при доступе к серверу или сети. Разъединенные пользователи не могут сохранять изменения в общей книге. Если режим записи изменений включен, у такого пользователя есть возможность сохранить книгу под другим именем, а затем объединить свои изменения с исходной общей книгой. Допускается автономная работа с копиями общей книги с последующим объединением всех изменений.
Для получения сведений об объединении изменений в общей книге введите фразу Объединение книг в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002.
Контроль за ходом работы. Нетрудно узнать, кто из пользователей редактирует общую книгу в данное время. Автоматические обновления позволяют просматривать изменения по мере их появления. Если для используемой общей книги открыть диалоговое окно Управление доступом к файлу (меню Сервис, команда Доступ к книге), то вкладка Правка будет содержать список пользователей, у которых эта книга открыта. Группа Обновлять изменения на вкладке Подробнее позволяет задать интервал обновления этих данных (отображаются только сохраненные изменения).
Изъятие книги из общего доступа для настройки. Иногда требуется прекратить совместное использование книги, чтобы изменить структуру, настройки или воспользоваться командами, доступными только в автономном режиме, а также для предоставления разрешений новым пользователям, что требует изменения параметров защиты. При прекращении совместного использования книги отключаются все пользователи, работающие с книгой, и необратимо удаляется журнал изменений. Поэтому разъединенные пользователи не смогут объединить свои изменения, если книга снова станет общей.
В связи с этим рекомендуется составить расписание профилактических работ, чтобы не мешать пользователям. К началу профилактики все пользователи должны объединить свои изменения, закрыть книгу и скопировать или напечатать журнал изменений. Для получения дополнительных сведений введите фразу Отмена общего доступа в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002.
